In Knowledgeworker Share gibt es zahlreiche Vorgänge und Ereignisse, über die die Nutzer jederzeit benachrichtigt werden können, damit sie keine wichtigen Informationen verpassen. Die Benachrichtgungen können dabei manuell oder autotmatisch versendet werden. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Benachrichtigungstypen es gibt und welche Einstellungen Sie dazu treffen können.
Einstellungen für die Benachrichtigungen
Sie haben in Knowledgeworker Share die Möglichkeit, unter Administration > Benachrichtigungen die Einstellungen für die Benachrichtigungen in Ihrem System an Ihre Bedürfnisse anzupassen. In dieser Tabelle werden die verschiedenen Optionen erklärt, die Sie treffen können.
| Funktion | Erklärung |
| Event | Ist ein bestimmtes Ereignis bzw. Vorgang im System, der eine entsprechende Benachrichtigung auslöst. |
| Aktiv | Ist diese Einstellung an einem Benachrichtigungstyp eingeschaltet, sind diese Benachrichtigungen grundsätzlich im System verfügbar und können manuell versendet werden. |
| Mail/Push | Bestimmt die Benachrichtigungskanäle, über die diese Benachrichtigung automatisch versendet wird. |
| An | Empfänger der gesendeten Benachrichtigung. Bei den meisten Benachrichtigungen ist hier standardmäßig der betroffene Nutzer, also meist Lerner, fest hinterlegt. Für einige Benachrichtigungen kann stattdessen z.B. ein Administrator als Empfänger definiert werden |
| CC | Hier kann festgelegt werden, ob ausgewählte Nutzer oder Gruppen (Trainer oder Verantwortliche) eine Kopie der Benachrichtigung erhalten sollen. So können zum Beispiel Benachrichtigungen über den Kursabschluss zusätzlich an die Verantwortlichen von Nutzern gesendet werden. |
| BCC | |
| Priorisierung | Priorisierte Benachrichtigungen werden zuerst versendet. Das ist relevant, wenn eine große Menge an Benachrichtigungen versendet wird und eine Warteschlange existiert. In diesem Fall werden priorisierte Benachrichtigungen vorgezogen. |
| Wichtig | Nutzer haben die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen in ihrem Profil abzubestellen. Benachrichtigungen, die mit “Wichtig” markiert sind, werden trotzdem an alle Nutzer versendet. |
| Aktionen | Hier können die Vorlagen für die jeweiligen Benachrichtigungen für alle aktivierten Systemsprachen angepasst werden. |
Events
In der nachfolgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Benachrichtigungstypen, die in Knowledgeworker Share verfügbar sind und die Ereignisse, die sie auslösen, sowie die Empfänger der Benachrichtgungen. Außerdem finden Sie Informationen dazu, ob Sie die jeweiligen Benachrichtigungen auch manuell versenden können.
| Benachrichtigungstyp (Event) | Erklärung | Empfänger | Manueller Versand möglich? |
| Beitrag: Neuer Beitrag | Sobald ein neuer Beitrag erstellt Nutzern zugewiesen wird (z.B. durch Kategoriewerte oder manuell), werden die eingeschriebenen Nutzer mit dieser Benachrichtigung darüber informiert. Auch Nutzer, die erst zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden, erhalten diese Benachrichtigung. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Beitrag: Beitrag angeboten | Wenn eine optionale Veranstaltung erstellt und Nutzern zugewiesen wird, werden die eingeschriebenen Nutzer mit dieser Benachrichtigung darüber informiert. Auch Nutzer, die erst zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden, erhalten diese Benachrichtigung. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Beitrag: Veranstaltungsanmeldung | Sobald sich Nutzer bei einer optionalen Veranstaltung anmelden (d. h. den Button "Teilnehmen" anklicken), erhalten sie mit dieser Benachrichtigung eine Bestätigung ihrer Anmeldung zur Veranstaltung. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | nein |
| Beitrag: Veranstaltungsabmeldung | Ziehen Nutzer ihre Teilnahme an einer optionalen Veranstaltung zurück, erhalten sie mit dieser Benachrichtigung die Bestätigung der Abmeldung. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | nein |
| Beitrag: Beitrag aktualisiert | Werden an einem Beitrag Änderungen durch einen Administrator vorgenommen, werden die eingeschriebenen Nutzer mit dieser Benachrichtigung darüber informiert. Dies betrifft die Felder "Titel", "Beschreibung", "Veranstaltungsdatum", "Registrierungsdatum", "Zeitzone", "Ort" und "Videokonferenz". Der Administrator kann beim Speichern der Änderungen entscheiden, ob die Nutzer informiert werden sollen. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Beitrag: Zertifikat | Wenn an einem Beitrag der Zertifikatsdruck aktiviert ist, erhalten Nutzer bei erfolgreichem Abschluss eines Trainings oder einer Veranstaltung diese Benachrichtigung mit dem Zertifikat als Anhang (PDF). | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Beitrag: Einladung | Diese Benachrichtigung kann manuell in der erweiterten Beitragsbearbeitung verschickt werden, um eingeschriebene Nutzer über die Verfügbarkeit des entsprechenden Beitrags zu informieren. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Beitrag: Prüfen | Diese Benachrichtigung kann manuell in der erweiterten Beitragsbearbeitung verschickt werden, um dem Beitrag zugewiesene Trainer über die Veröffentlichung des Beitrags zu informieren und um Feedback zu bitten. | Nutzer mit Trainerrolle (Standard) | ja |
| Kommentar: Neuer Kommentar | Nutzer können benachrichtigt werden, dass ein Beitrag kommentiert wurde: Bei öffentlichen Kommentaren werden Nutzer informiert, die administrative Berechtigungen besitzen (z. B. der Beitragsautor), sowie Nutzer, die den Beitrag bereits kommentiert oder geliked haben. Bei privaten Kommentaren werden Nutzer informiert, die administrative Berechtigungen besitzen (z. B. der Beitragsautor), sowie Nutzer, für deren Kommentar ein Unterkommentar erstellt wurde. | Administrator (ausgewählter Nutzer) ausgewählte Gruppen (Trainer, Ersteller des Beitrags, Ersteller des Haupt-kommentars, Nutzer hat Beitrag geliked, Nutzer hat Beitrag kommentiert) | nein |
| Lerner: Beitrag fällig | Bei Beiträgen mit Fälligkeitsdatum kann festgelegt werden, wie viele Tage vor Fälligkeit diese Benachrichtigung zur Erinnerung versendet werden soll, falls Nutzer den Beitrag noch nicht abgeschlossen haben. Wurde keine Anzahl angegeben, wird die Benachrichtigung nicht verschickt. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Lerner: Beitrag überfällig | Nutzer erhalten diese Benachrichtigung, wenn sie einen Beitrag zum angegebenen Fälligkeitsdatum noch nicht abgeschlossen haben. Wurde kein Fälligkeitsdatum festgelegt, wird die Benachrichtigung nicht verschickt. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Lerner: Erinnerung Gültigkeitsende | Bei Beiträgen mit Gültigkeitsdatum kann festgelegt werden, wie viele Tage vor Gültigkeitsende diese Benachrichtigung zur Erinnerung versendet werden soll, falls Nutzer den Beitrag noch nicht abgeschlossen haben. Wurde keine Anzahl angegeben, wird die Benachrichtigung nicht verschickt. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Lerner: Gültigkeitsende | Nutzer erhalten diese Benachrichtigung, wenn sie einen Beitrag zum angegebenen Gültigkeitsdatum noch nicht abgeschlossen haben. Wurde kein Gültigkeitsdatum festgelegt, wird die Benachrichtigung nicht verschickt. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Lerner: Beitrag Erinnerung | Für Veranstaltungen kann festgelegt werden, wie viele Tage vor dem Startdatum diese Benachrichtigung als Erinnerung an die Teilnehmer versendet werden soll. Wurde keine Anzahl angegeben, wird die Benachrichtigung nicht verschickt. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Nutzer: Nutzer Aktiviert | Diese Benachrichtigung erhalten Nutzer, sobald ihr Nutzeraccount aktiviert wurde und enthält einen Link zur Passwortvergabe. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | nein |
| Nutzer: Passwort zurücksetzen | Diese Benachrichtigung wird versendet, wenn Nutzer auf der Startseite den “Passwort vergessen”-Prozess starten und enthält einen Link zur Neuvergabe des Passworts. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Veranstaltung: Annulliert | Diese Benachrichtigung informiert eingeschriebene Nutzer darüber, dass eine Veranstaltung abgesagt wurde. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | nein |
| Nutzer: Sicherheitsabfrage fehlgeschlagen | Wenn Nutzer ihr Passwort zu oft falsch eingeben, wird ihr Account gesperrt und der Systemadministrator mit dieser Benachrichtigung darüber informiert. | Administrator (ausgewählter Nutzer) | nein |
| Nutzer: Selbstregistrierung erfolgt | Mit dieser Benachrichtigung werden Administratoren darüber informiert, dass sich ein Nutzer selbst registriert hat. | Administrator (ausgewählter Nutzer) | nein |
| Nutzer: Registrierung per Double Opt-In bestätigen | Wenn die Registrierung in 2 Schritten aktiviert ist, erhalten sich registrierende Nutzer diese Benachrichtigung mit einem Link zur Bestätigung der Registrierung. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | nein |
| Beitrag: Wiederkehrende Einschreibung | Sobald ein neuer Beitrag mit wiederkehrender Einschreibung erstellt und Nutzern zugewiesen wird, werden die eingeschriebenen Nutzer mit dieser Benachrichtigung darüber informiert. Auch Nutzer, die erst zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden, erhalten diese Benachrichtigung. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | nein |
| Lerner: Wiederkehrendes Gültigkeitsende | Nutzer erhalten diese Benachrichtigung, wenn sie einen wiederkehrenden Beitrag zum angegebenen Gültigkeitsdatum noch nicht abgeschlossen haben. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Lerner: Erinnerung Wiederkehrendes Gültigkeitsende | Bei wiederkehrenden Beiträgen mit Gültigkeitsdatum kann festgelegt werden, wie viele Tage vor Gültigkeitsende diese Benachrichtigung zur Erinnerung versendet werden soll, falls Nutzer den Beitrag noch nicht abgeschlossen haben. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | ja |
| Nutzer: Nutzer Selbstregistrierung | Mit dieser Benachrichtigung erhalten Nutzer, die sich selbst registriert haben, eine Bestätigung für die erfolgreiche Aktivierung ihres Nutzeraccounts. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | nein |
| Nutzer: Erinnerung Accountinaktivität | Wenn im System die automatische Deaktivierung inaktiver Nutzer eingeschaltet ist, werden Nutzer, die sich selbst registriert haben und für einen festgelegten Zeitraum nicht aktiv waren, mit dieser Benachrichtigung über die bevorstehende Deaktivierung ihres Nutzeraccounts informiert. | eingeschriebene Nutzer (Standard) | nein |