In Knowledgeworker Share haben Sie die Möglichkeit, mithilfe von Regeln verschiedene Systemprozesse zu automatisieren und auf Basis von Nutzerdaten und -aktivitäten weitere Aktionen auszuführen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Regeln erstellen und welche Regeltypen es gibt.
So erstellen Sie neue Regeln:
- Wählen Sie unter Administration > Regeln “+Regel anlegen”, um das Menü zum Erstellen und Bearbeiten von Regeln zu öffnen.
- Geben Sie den Namen der Regel ein (Pflichtfeld) und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu. Weiterhin können Sie hier einstellen, ob die Regel aktiviert werden soll.
- Als nächstes legen Sie die Bedingungen fest: Bedingungen sind Voraussetzungen, die ein Nutzer erfüllen muss, damit die gewünschte Aktion ausgeführt wird.
Wählen Sie dazu die Art der Bedingung (z.B. “Curriculum abgeschlossen”) und klicken Sie auf “Bedingung hinzufügen”. Definieren Sie die Bedingung, indem Sie einen oder mehrere konkrete Werte (z. B. ein Curriculum) und optional einen Zeitraum festlegen. Sind mehrere Werte ausgewählt, müssen Nutzer mindestens einen davon erfüllen, damit die entsprechende Aktion ausgeführt wird - die Werte sind mit ODER miteinander verknüpft.
Es können mehrere Bedingungen hinzugefügt werden – diese sind mit UND verknüpft, d. h. alle Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die entsprechende Aktion ausgeführt wird. - Legen Sie die auszuführende Aktion fest: Wählen Sie die Art der Aktion (z.B. “In Kurse einschreiben”) und klicken Sie auf “Aktion hinzufügen". Definieren Sie die Aktion, indem Sie einen oder mehrere Werte (z.B. einen Beitrag) festlegen.
Es können bis zu drei Aktionen gleichzeitig gewählt und ausgeführt werden.
Sie können die Regel jederzeit nachträglich bearbeiten sowie aktivieren und deaktivieren.
Diese Regeltypen können Sie als Bedingung wählen:
Curriculum abgeschlossen
Wenn diese Bedingung festgelegt ist, werden die Nutzer nach dem erfolgreichen Abschluss eines Curriculums automatisch je nach gewählter Aktion in einen Kurs, eine Nutzergruppe oder eine neue Kategorie eingeschrieben. Die gewählte Aktion wird unmittelbar nach dem Abschluss des Curriculums durch den Nutzer ausgeführt.
Die Voraussetzungen für den Abschluss des Curriculums werden dabei im Curriculum selbst eingestellt.
Wenn Sie mehrere Curricula auswählen, muss der Nutzer mindestens eines davon abschließen, damit die entsprechende Aktion ausgeführt wird.
Dieser Regeltyp kann beispielsweise genutzt werden, um Lernende nach dem Abschuss eines Curriculums mit Grundlagen-Kursen automatisch in ein Curriculum mit Inhalten für Fortgeschrittene einzuschreiben.
Domäne des Nutzers
Diese Bedingung kann gewählt werden, wenn Nutzer basierend auf ihrer Domäne in bestimmte Inhalte eingeschrieben werden sollen. Sie können dabei eine oder mehrere Domänen hinterlegen - ist ein Nutzer einer davon zugeordnet, wird die entsprechende Aktion ausgeführt. Die Aktion wird ausgelöst, wenn Nutzer neu angelegt oder bearbeitet werden.
Dieser Regeltyp ist geeignet, wenn Sie bspw. Domänen für verschiedene Standorte Ihres Unternehmens eingerichtet haben und Ihren Mitarbeitenden standortspezifische Informationen vermitteln wollen.
Beitrag abgeschlossen
Sollen Nutzer nach Abschluss eines bestimmten Beitrags unmittelbar in einen anderen Beitrag, ein Curriculum oder eine Nutzergruppe eingeschrieben werden, können Sie diese Bedingung nutzen. Haben Sie für diese Bedingung mehrere Beiträge hinterlegt, wird die entsprechende Aktion ausgeführt, wenn Nutzer mindestens einen dieser Beiträge abgeschlossen haben. Die entsprechende Aktion wird unmittelbar nach Abschluss des Beitrags ausgeführt.
So können Sie beispielsweise den Teilnehmern einer Veranstaltung nach deren Abschluss automatisch eine Aufzeichnung der Veranstaltung zukommen lassen.
Beitrag abgeschlossen vor...
Mit diesem Regeltyp können Sie Nutzer nach einem erfolgreichen Beitragsabschluss zeitversetzt und automatisch in weitere Inhalte einschreiben.
Dazu wählen Sie einen oder mehrere Beiträge aus, nach deren Abschluss die weitere Einschreibung erfolgen soll. Sind mehrere Beiträge ausgewählt, müssen Nutzer einen dieser Beiträge abschließen, damit die entsprechende Aktion ausgeführt wird. Weiterhin definieren Sie den Zeitraum, nach dem die Aktion ausgeführt werden soll: Sie können hierfür zwischen Tagen, Wochen, Monaten und Jahren wählen.
Sollen Nutzer beispielsweise ein Jahr nach Abschluss eines Kurses automatisch in eine kürzere Wiederholung des Kurses eingeschrieben werden, können Sie dafür diesen Regeltyp nutzen.
Nach Zeitraum ab Nutzereintritt
Legen Sie mit diesem Regeltyp einen Zeitraum fest, nach dem die Aktion ausgeführt wird. Der Zeitraum gilt dabei ab dem Eintrittsdatum des Nutzers. Sie können hierfür zwischen Tagen, Wochen, Monaten und Jahren wählen.
Eine Regel mit dieser Bedingung kann nur angewendet werden, wenn ein Eintrittsdatum im Nutzerprofil hinterlegt ist. Zudem muss der Nutzer neu angelegt oder bearbeitet werden, damit die Aktion ausgeführt wird.
Diese Regel kann beispielsweise verwendet werden, um neuen Mitarbeitern nach 6 Monaten automatisch einen Feedbackfragebogen zukommen zu lassen.
Nach Zeitraum ab Nutzererstellung
Legen Sie mit diesem Regeltyp einen Zeitraum fest, nach dem die gewünschte Aktion ausgeführt wird. Der Zeitraum gilt dabei ab dem Erstellungsdatum des Nutzers. Sie können hierfür zwischen Tagen, Wochen, Monaten und Jahren wählen.
Damit die entsprechende Aktion ausgeführt wird, muss der Nutzer neu angelegt oder bearbeitet werden.
Sie können diesen Regeltyp nutzen, um zu vermeiden, dass neue Nutzer zu Beginn in zu viele Beiträge eingeschrieben werden und sie somit Schritt für Schritt in das System einführen.
Neuer Nutzer
Der Auslöser für diese Bedingung ist die unmittelbare Erstellung eines neuen Nutzers, unabhängig von der Methode (manuell, CSV-Import, LDAP, API, Selbstregistrierung), hierfür müssen keine weiteren Einstellungen getroffen werden.
Die entsprechende Aktion wird unmittelbar nach der Erstellung ausgeführt.
Mithilfe dieses Regeltyps können Sie z.B. neue Nutzer automatisch in ein Onboarding-Curriculum einschreiben.
Nutzeraktivierung während der letzten…
Die entsprechende Aktion wird bei dieser Bedingung ausgeführt, wenn die Aktivierung eines Nutzers innerhalb des definierten Zeitraums liegt. Sie können den Zeitraum in Tagen, Wochen, Monaten und Jahren einstellen.
Damit die entsprechende Aktion ausgeführt wird, muss der Nutzer neu angelegt oder bearbeitet werden.
Nutzererstellung während der letzten...
Die entsprechende Aktion wird bei dieser Bedingung ausgeführt, wenn die Erstellung eines Nutzers innerhalb des definierten Zeitraums liegt. Sie können den Zeitraum in Tagen, Wochen, Monaten und Jahren einstellen.
Damit die entsprechende Aktion ausgeführt wird, muss der Nutzer neu angelegt oder bearbeitet werden.
Zielgruppen des Nutzers
Sollen Nutzer basierend auf Ihren Kategoriewerten in neue Kategoriewerte oder Nutzergruppen eingeschrieben werden, können Sie diesen Regeltyp verwenden.
Haben Sie für diese Bedingung mehrere Kategoriewerte hinterlegt, wird die entsprechende Aktion ausgeführt, wenn Nutzer mindestens einen dieser Kategoriewerte besitzen. Damit die entsprechende Aktion ausgeführt wird, muss der Nutzer neu angelegt oder bearbeitet werden.
Sie können diesen Regeltyp beispielsweise nutzen, um neue Mitarbeiter in Ihrer IT-Abteilung einem Onboarding-Curriculum spezifisch für IT-Mitarbeiter zuzuweisen.
Hinweis: Die kategorienbasierte Einschreibung in Beiträge erfolgt durch Matching und erfordert somit keine Regel.
Diese Aktionen können ausgeführt werden:
In Beitrag einschreiben
Sie können einen oder mehrere Beiträge auswählen, in die Nutzer eingeschrieben werden sollen, wenn sie die jeweiligen Bedingungen erfüllen. Sind mehrere Beiträge hinterlegt, werden die Nutzer in alle Beiträge eingeschrieben.
Kategorien setzen
Wenn die jeweilige Bedingung erfüllt ist, werden mit dieser Aktion dem Nutzer neue Kategoriewerte zugewiesen. Sie können einen oder mehrere Kategoriewerte gleichzeitig vergeben. Basierend auf den neuen Kategriewerten kann eine Einschreibung via Matchin in weitere Beiträge erfolgen.
Nutzergruppen zuweisen
Mit dieser Aktion können Nutzer bei Erfüllung der Bedingung automatisch in eine oder mehrere Nutzergruppen und die damit verknüpften Curricula eingeschrieben werden.